Dinas Sosial (Dinsos) DKI Jakarta mengembangkan digitalisasi arsip melalui Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMAP) berbasis web. Sistem tersebut bisa digunakan melalui komputer tunggal maupun wide area network (WAN).

Pengarsipan surat lebih mudah dan terorganisir,

Kepala Bidang Pengembangan Kesejahteraan Sosial dan Penanganan Fakir Miskin Dinsos DKI Jakarta, Susana Budi Susilowati mengatakan, arsip merupakan instrumen penting dalam menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi.

"Melalui SIMAP ini pengarsipan lebih mudah dan terorganisir karena surat disimpan juga dalam bentuk digital. Penggunaan sistem ini memiliki banyak manfaat, termasuk lebih efisien," ujarnya, Rabu (8/5).

Susan menjelaskan, kebutuhan sistem organisasi merupakan kebutuhan mutlak karena data dan informasi sangat mendukung proses kerja maupun pelaksanaan tugas fungsi. Untuk itu, pengelolaan kearsipan secara elektronik atau digital merupakan hal yang fundamental bagi berjalannya sebuah institusi.

"Kita tidak bisa terlepas dari teknologi, apalagi di era digitalisasi saat ini, semua harus serba cepat," terangnya.

Susan menambahkan, semua dokumen dan hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pelayanan publik, dan kegiatan lainnya itu harus diarsipkan dengan baik karena ada saat-saat kita membutuhkannya.

"Arsip memang sepertinya terlihat sebuah surat saja. Tapi, tanpa disadari arsip itu memiliki nilai yang besar pada saat kita memerlukan," tandasnya.